Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 (c.d.GDPR)

In questa pagina Kira Viaggi S.r.l. descrive le politiche poste a tutela della riservatezza dei datipersonali dei propri clienti e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possametterli a rischio di violazione.

Nel rispetto del vigente Regolamento dell’Unione Europea n. 679/2016 (c.d.GDPR), ed in particolaredi quanto previsto all’art. 13, qui di seguito vengono forniti all’utente interessato le informazionirichieste dalla legge relative al trattamento dei propri dati personali.

Chi siamo e quali dati trattiamo (art. 13, comma 1, lett. a, art. 15, lett. b GDPR)La Kira Viaggi S.r.l., /C.F./P. Iva: 12555051005- REA: RM-1383082 in persona del suo legalerappresentante pro tempore Simone Maggini, con Sede Legale, Sede Operativa e Direzione Generalein Via dei Sette Metri n. 5/7 in Roma IT, c.a.p. 00118, opera come Titolare del trattamento, ècontattabile all’indirizzo aziende@kiraviaggi.it e raccoglie e/o riceve le informazioni cheriguardano l’utente interessato, quali:

- Dati anagrafici (nome, cognome, indirizzo, nazionalità, provincia e comune di residenza, telefonofisso e/o mobile, fax, codice fiscale, indirizzo/i e-mail);

- Dati bancari (Codice Iban e dati bancari/postali). La comunicazione di tali dati personali neiconfronti di terzi avviene per consentire le attività necessarie per un corretto espletamento del rapportoinstaurato e per rispondere agli obblighi di legge connessi alla prestazione richiesta. Tali dati, pertanto,saranno conservati secondo i termini previsti dalla vigente normativa e/o dai regolamenti nazionali, alfine esclusivo di garantire gli adempimenti specifici, propri di alcuni servizi forniti e, in ogni caso,saranno conservati mediante l’utilizzo di adeguate misure di sicurezza appositamente predisposte dallevarie Società terze (istituti di credito e bancari, Società di gestione di pagamenti e-commerce, etc.) alfine di preservare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali dell’utente interessato.

Si precisa che Kira Viaggi S.r.l. non conosce alcun dato inerente il numero della carta di creditoeventualmente utilizzata dal Cliente; tali transazioni, invero, vengono eseguite direttamente tra ilCliente titolare della carta di credito ed i vari istituti di credito o bancari, anche per il tramite di Societàche gestiscono piattaforme di pagamento e-commerce, senza alcun tipo di intervento o diintermediazione da parte della suddetta Kira Viaggi S.r.l.;

- Dati di traffico telematico (Log, indirizzo IP di provenienza).

Kira Viaggi S.r.l. non chiederà mai all’utente interessato di fornire dati c.d. “particolari”, secondoquanto previsto dall’art. 9 del GDPR, e cioè dati personali che possano rivelare l’origine razziale oetnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza ad organizzazionisindacali, ovvero dati genetici o biometrici che possano identificare in modo univoco una personafisica, nonché dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.Qualora la prestazione chiesta dal Cliente alla Kira Viaggi S.r.l. imponesse il trattamento di tali dati(ad. es. soggetti affetti da celiachia, allergie, etc.),l’utente è reso edotto del fatto che Egli, all’atto dellaloro comunicazione, acconsente al loro trattamento ed alla loro divulgazione a terzi fornitori deiservizi finali. Ciò perchè la raccolta ed il trattamento di tali dati personali avviene in quanto necessarioper dar seguito alle prestazioni richieste nonché all’erogazione del servizio e/o alla fornitura delprodotto richiesto. Qualora l’utente interessato non fornisca, ovvero intenda revocare il proprioconsenso al trattamento dei dati personali necessari richiesti (ovvero già forniti) da Kira Viaggi S.r.l.,prende atto che il Titolare non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla gestione delle prestazionirichieste e/o del contratto e dei servizi e prodotti ad esso collegati, né agli adempimenti che da essidipendono.

La Kira Viaggi S.r.l. ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati personali (Data Protection Officer – D.P.O.) che può essere contattato per ogni informazione e richiesta al seguente indirizzo e-mail: .aziende@kiraviaggi.it, ovvero al recapito telefonico: 06/79.890.222

Per quali finalità ci occorrono i dati dell’utente interessato (art. 13, comma 1 GDPR)

I dati dell’utente servono al Titolare per eseguire le prestazioni di cui al contratto prescelto ed ai prodotti e servizi acquistati, per gestire ed eseguire le richieste di contatto inoltrate dall’utente interessato, fornire assistenza, adempiere agli obblighi di legge e regolamentari cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata. In nessun caso la Kira Viaggi S.r.l. rivende i dati personali dell’utente a terzi, né li utilizza per finalità diverse e qui non dichiarate.

Più in particolare, i dati dell’utente interessato saranno trattati per:

a) l’iscrizione anagrafica e le richieste di contatto e/o di materiale informativo

Il trattamento dei dati personali dell’utente interessato avviene per eseguire le attività preliminari e conseguenti alla richiesta di iscrizione anagrafica, alla gestione delle richieste di informazioni e di contatto e/o di invio di materiale informativo, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo derivante.

L’adempimento delle prestazioni inerenti alla richiesta di iscrizione, di informazioni e di contatto e/o di invio di materiale informativo avviene nel pieno rispetto degli obblighi di legge.

b) la gestione del rapporto contrattuale

Il trattamento dei dati personali dell’utente interessato avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti all’acquisto dei prodotti e dei servizi offerti da Kira Viaggi S.r.l., per la gestione della pratica, l’erogazione del servizio stesso, la relativa fatturazione e la gestione del pagamento, il trattamento dei reclami e/o delle segnalazioni al servizio di assistenza e per l’erogazione dell’assistenza stessa, per la prevenzione delle frodi nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo derivante dal contratto.

L’adempimento delle prestazioni inerenti il rapporto contrattuale per tali trattamenti avviene nel rispetto degli obblighi di legge.

c) le attività promozionali sui servizi e prodotti analoghi a quelli acquistati dall’utente interessato

Il titolare del trattamento, anche senza un tuo esplicito consenso, potrà utilizzare i dati di contatto comunicati dall’utente interessato, ai fini dellaprenotazione turistica, della vendita diretta dei propri Servizi e/o Prodotti attinenti con quelli oggetto del contratto stipulato, a meno che l’utente interessato non si opponga esplicitamente.

d) le attività di promozione commerciale sui servizi e prodotti differenti rispetto a quelli acquistati dall’utente interessato

I dati personali dell’utente interessato potranno essere trattati anche per finalità di promozione commerciale, per indagini e ricerche di mercato con riguardo ai servizi e prodotti che il Titolare offre solo se l’utente interessato ne ha autorizzato il trattamento e non vi si oppone.

Tale trattamento può avvenire, in modo automatizzato, mediante invio di e-mail, sms o mediante contatto telefonico, e può essere svolto qualora l’utente interessato non abbia revocato il suo consenso per l’utilizzo dei dati, ovvero qualora, nel caso in cui il trattamento si svolga mediante contatto con operatore telefonico, l’utente interessato non sia iscritto al registro delle opposizioni di cui al D.P.R. n. 178/ 2010.

Il consenso prestato dall’utente interessato preliminarmente al trattamento stesso è sempre revocabile, liberamente ed in qualsiasi momento.

e) la sicurezza informatica

Il Titolare, nel rispetto dell’art. 49 del c.d. GDPR, tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i dati personali dell’utente interessato relativi al traffico in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione, vale a dire la capacità di una rete o di un sistema d’informazione di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che possano compromettere la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.

Il Titolare informerà prontamente gli utenti interessati, qualora sussista un particolare rischio di violazione dei loro dati fatti salvi gli obblighi derivanti da quanto previsto dall’art. 33 del c.d. GDPR relativo alle notifiche di violazione di dati personali.

La Kira Viaggi S.r.l. tratta tali dati nel rispetto degli obblighi di legge e del legittimo interesse del Titolare ad effettuare trattamenti inerenti a finalità di tutela del patrimonio aziendale e della sicurezza delle sedi e dei sistemi del Titolare.

f) la profilazione

I dati personali dell’utente interessato potranno essere trattati anche per finalità di profilazione (quali analisi dei dati trasmessi e dei servizi e prodotti prescelti, proporre messaggi pubblicitari e/o proposte commerciali in linea con le scelte manifestate dagli utenti medesimi) esclusivamente nel caso in cui l’utente interessato abbia fornito un consenso esplicito e informato.

Il consenso prestato dall’utente interessato preliminarmente al trattamento stesso è sempre revocabile, liberamente ed in qualsiasi momento.

g) la prevenzione delle frodi (art. 47 e art. 22 c.d. GDPR)

- i dati personali dell’utente interessato, ad esclusione di quelli particolari (art. 9 del c.d. GDPR) o giudiziari (art. 10 del c.d. GDPR) saranno trattati per consentire controlli con finalità di monitoraggio e prevenzione di pagamenti fraudolenti, da parte di sistemi software che effettuano una verifica in modo automatizzato e preliminarmente alla negoziazione dei servizi e dei prodotti;

- il superamento di tali controlli con esito negativo comporterà l’impossibilità di effettuare la transazione; l’utente interessato potrà in ogni caso esprimere la propria opinione, ottenere una spiegazione ovvero contestare la decisione motivando le proprie ragioni al servizio di Assistenza Clienti ovvero al contatto aziende@kiraviaggi.it;

- i dati personali raccolti ai soli fini antifrode, a differenza dei dati necessari per la corretta esecuzione della prestazione richiesta, saranno immediatamente cancellati al termine delle fasi di controllo.

h) la tutela dei minori

I servizi ed i prodotti offerti dal Titolare sono riservati a soggetti giuridicamente in grado, sulla base della normativa nazionale di riferimento, di concludere obbligazioni contrattuali. Qualora la legislazione vigente in altri Stati consenta a soggetti minori di anni diciotto di poter validamente ed efficacemente assumere obbligazioni contrattuali, i dati personali dell’utente interessato verranno sempre gestiti e trattati per l’adempimento delle prestazioni inerenti il rapporto contrattuale sorto tra le parti e nel rispetto degli obblighi di legge imposti dal vigente Regolamento (c.d. GDPR).

Il Titolare, al fine di prevenire l’accesso illegittimo ai propri servizi, attua misure di prevenzione a tutela del suo legittimo interesse, quale il controllo del codice fiscale e/o altre verifiche, quando necessario per l’acquisto di specifici servizi e prodotti, la correttezza dei dati identificativi dei documenti di identità rilasciati dalle autorità competenti.

Comunicazione a terzi e categorie di destinatari (art. 13, comma 1 c.d. GDPR)

La comunicazione dei dati personali dell’utente interessato avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti al rapporto instaurato (quali ad es. dipendenti, collaboratori, agenti, fornitori) e per rispondere a determinati obblighi di legge, quali finalità relative ad adempimenti amministrativi, contabili e connessi alla prestazione contrattuale, fornitura di servizi e di prodotti (assistenza, erogazione di servizi aggiuntivi) connessi alla prestazione richiesta.

Avviene altresì nei confronti di: 1) istituti di credito e di pagamento digitale, Istituti bancari e postali, relativamente alla gestione di incassi, pagamenti, rimborsi connessi alla prestazione contrattuale; 2) Professionisti/consulenti esterni e Società relativamente all’adempimento degli obblighi di legge, esercizio dei diritti, tutela dei diritti contrattuali, recupero del credito; 3) Amministrazione finanziaria, Enti pubblici, Autorità Giudiziaria,Autorità di Vigilanza e Controllo relativamente all’adempimento degli obblighi di legge e difesa dei diritti; elenchi e registri tenuti da pubbliche Autorità o enti similari in base a specifica normativa, in relazione alla prestazione contrattuale prestata; 4) Soggetti formalmente delegati o aventi titolo giuridico riconosciuto, quali rappresentanti legali, curatori, tutori, etc..

La Kira Viaggi S.r.l. impone ai propri terzi fornitori e ai responsabili del trattamento il rispetto di misure di sicurezza eguali a quelle adottate nei confronti dell’utente interessato limitando l’ambito di azione del Responsabile ai trattamenti connessi alla prestazione richiesta.

Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali in paesi extra UE nei quali non è applicato il c.d. GDPR, salvo specifiche indicazioni contrarie per le quali verrai preventivamente informato e, se necessario, verrà richiesto il tuo consenso.

L’adempimento delle prestazioni inerenti al rapporto instaurato avviene nel rispetto degli obblighi di legge e del legittimo interesse di Kira Viaggi S.r.l. ad effettuare trattamenti necessari a tali finalità.

Ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. e del c.d. GDPR, la raccolta ed il trattamento dei dati personali avviene in quanto necessaria per dar seguito alle prestazioni richieste nonché all’erogazione del servizio e/o alla fornitura del prodotto richiesto. Qualora l’utente interessato non fornisca i dati personali espressamente previsti come necessari secondo quanto richiesto da Kira Viaggi S.r.l., il Titolare non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla gestione delle prestazioni richieste e/o del contratto e dei servizi e prodotti ad esso collegati, né agli adempimenti che da essi dipendono.

Nel caso in cui l’utente interessato non presti il proprio consenso al trattamento dei dati personali per tali finalità, detto trattamento non avverrà per le finalità medesime, senza che ciò comporti effetti sull’erogazione delle prestazioni richieste, né per quelle per cui Egli ha già prestato il proprio consenso, se richiesto.

Nel caso in cui l’utente interessato abbia prestato il consenso e dovesse successivamente revocarlo, o opporsi al trattamento per attività di promozione commerciale, i suoi dati non saranno trattati più per tali attività, senza che ciò comporti conseguenze o effetti pregiudizievoli per l’utente interessato e per le prestazioni richieste.

Nel rispetto dell’art. 32 del c.d. GDPR, la Kira Viaggi S.r.l. predispone l’utilizzo di adeguate misure di sicurezza al fine di preservare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali dell’utente interessato e impone ai terzi fornitori e ai Responsabili analoghe misure di sicurezza.

I dati personali dell’utente interessato sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati in paesi UE nei quali è applicato il c.d. GDPR e, ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. a del c.d. GDPR, a meno che questi non esprima esplicitamente la propria volontà di rimuoverli, i suoi dati

personali saranno conservati fino a che saranno necessari rispetto alle legittime finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare, saranno conservati per tutta la durata della sua iscrizione anagrafica e, comunque, non oltre un periodo massimo di 12 (dodici) mesi di sua inattività, ovvero qualora, entro tale termine, non risultino associati dei servizi e/o acquistati dei prodotti mediante l’anagrafica stessa.

Nel caso dei dati forniti al Titolare per le finalità di promozione commerciale per servizi diversi da quelli già acquisiti dall’utente interessato, per le quali inizialmente Egli abbia prestato il consenso, questi saranno conservati per 24 mesi, salvo revoca del consenso prestato.

Nel caso di dati forniti al Titolare per le finalità di profilazione, questi saranno conservati per 12 mesi, salvo sempre revoca del consenso prestato.

Qualora poi un utente inoltri a Kira Viaggi S.r.l. dati personali non richiesti o non necessari al fine dell’esecuzione della prestazione richiesta, ovvero all’erogazione di un servizio ad essa strettamente connessa, la predetta Società non potrà essere considerata titolare di questi dati, e provvederà alla loro cancellazione nel più breve tempo possibile.

Tutti i dati personali, pertanto, saranno in ogni caso conservati secondo i termini previsti dalla vigente normativa e/o dai regolamenti nazionali, mediante l’uso dì specifici data base adeguatamente protetti, al fine esclusivo di garantire gli adempimenti specifici, propri di alcuni servizi forniti.

I dati personali saranno in ogni caso conservati per l’adempimento degli obblighi (ad es. fiscali e contabili) che permangono anche dopo la cessazione del contratto (ai sensi dell’art. 2220 c.c.); per tali fini il Titolare conserverà solo i dati necessari al relativo perseguimento.

Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto e/o dall’iscrizione anagrafica, nel qual caso i dati personali dell’utente interessato, esclusivamente quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

Diritti dell’utente interessato

Nel rispetto degli artt. 15 – 20 del c.d. GDPR, l’utente interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento:

a) la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere: l’accesso ai dati personali e alle informazioni relative alle finalità del trattamento; alle categorie di dati personali in questione; ai destinatari o alle categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; le garanzie adeguate che fornisce il Paese terzo (extra UE) o un’organizzazione internazionale a protezione dei dati eventualmente trasferiti.

b) il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, sempreché tale diritto non leda i diritti e le libertà altrui; In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi.

c) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.

d) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussistono i motivi previsti dal c.d. GDPR all’art. 17, tra i quali, ad esempio, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma

come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo.

e) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento, nelle casistiche previste dall’art. 18 del c.d. GDPR, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’utente interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;

f) il diritto di ottenere comunicazione dal titolare dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

g) il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del c.d. GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Per ogni ulteriore informazione, e comunque per inviare la tua richiesta, devi rivolgerti al Titolare all’indirizzo aziende@kiraviaggi.it . Al fine di garantire che i diritti sopra citati vengano esercitati dall’utente interessato e non da terzi non autorizzati, il Titolare potrà richiedere allo stesso di fornire eventuali ulteriori informazioni necessarie allo scopo.

Ai sensi dell’art. 21 del c.d. GDPR l’utente interessato, per motivi relativi alla propria situazione particolare, può opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per attività di promozione commerciale, inviando la richiesta al Titolare all’indirizzo aziende@kiraviaggi.it.

L’utente interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente del Titolare rispetto a quello che ha dato origine alla richiesta, e comunque nel caso in cui lo stesso si sia opposto al trattamento per attività di promozione commerciale.

Ai sensi dell’art. 15 del c.d. GDPR, fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’utente interessato può presentare un reclamo all’Autorità di controllo competente sul territorio Italiano (Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del c.d. GDPR.

Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui, e sarà altresì comunicato se il Titolare effettui un trattamento dei dati dell’utente interessato per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente Informativa prima di procedervi ed a seguito della manifestazione del relativo consenso dell’utente interessato, qualora necessario.

Comunicazioni che avvengono mediante Posta Elettronica Certificata (PEC): quali dati trattiamo (art. 13, comma 1 lett. a, art. 15, lett. b c.d. GDPR)

La categoria dei dati trattati da Kira Viaggi S.r.l. mediante comunicazioni avvenute a mezzo posta elettronica certificata comprendono i dati anagrafici (ad esempio copia del documento di identità e del codice fiscale) nonché i dati di traffico telematico dati dal LOG dei messaggi PEC. Come previsto dalla vigente normativa di settore, i dati personali dell’utente interessato saranno conservati per tutta la durata della sua iscrizione anagrafica e, comunque, non oltre un periodo massimo di 12 (dodici) mesi di sua inattività, ovvero qualora, entro tale termine, non risultino associati dei servizi e/o acquistati dei prodotti mediante l’anagrafica stessa.

I dati di traffico telematico dati dal LOG dei messaggi PEC saranno conservati per un periodo massimo pari a 30 (trenta) mesi dalla data di ricezione del messaggio PEC.

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